3.C Budowanie i funkcjonowanie partnerstw czyli lepiej razem niż osobno

Standard opisuje zasady podejmowania współpracy partnerskiej na przykładzie współpracy organizacji z administracją publiczną.

Ale jednocześnie jest to zbiór ogólnych zasad budowania partnerstwa, dający się przenieść na płaszczyzny współpracy z innymi podmiotami sektora zarówno biznesowego, jak i pozarządowego. Oczywiście, nie sposób w tym krótkim opisie wyczerpać całości tematu. Jest on jedynie zasygnalizowany pokrótce, aby zwrócić uwagę na najważniejsze elementy.
Po pierwsze, każde partnerstwo powinno mieć opracowane dokumenty, które je określają: misję, cel, sposób funkcjonowania i jego efekt. Może to być umowa partnerska, dodatkowe wytyczne czy regulaminy, w zależności od wielkości partnerstwa.
W wielkim skrócie, cykl współpracy (życia partnerstwa) na przykładzie współpracy JST i NGO wygląda następująco:

1. Faza pierwsza – przygotowanie współpracy.
– znajomość przepisów i procedur ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie przez osoby decyzyjne w NGO i przedstawicieli JST odpowiedzialnych za współpracę,
– wzajemna znajomość przepisów i procedur związanych z zarządzaniem i finansowaniem w zakresie realizacji zadań publicznych, wyłaniania partnerów,
– analiza potrzeb i zasobów partnerów (SWOT),
– dokonanie analizy braków i potrzeb (np. ankieta),
– rozeznanie w środowisku lokalnym (znalezienie kompetentnych osób, chętnych instytucji) do opracowania i prowadzenia form wsparcia,
– rozpoznanie wśród NGO zakresu zapotrzebowania na zasoby (w tym finansowe i lokalowe),
– przeprowadzenie (z NGO) konsultacji społecznych (analiza uwag, propozycji),
– dokonanie przeglądu bazy aktualnie dostępnych/posiadanych przez JST lokali,
– udział w procesie tworzenia wizji partnerstwa, min. JST, NGO,
– określenie misji, celu ogólnego, celów szczegółowych partnerstwa,
– określenie zadań, sposobów realizacji, odpowiedzialnych wykonawców,
– określenie sposobu kontaktu i komunikacji,
– wypracowanie instrukcji działania jako jednej z form udzielania wsparcia merytorycznego,
– wypracowanie i realizacja systemu zarządzania i współpracy pomiędzy NGO – JST w zakresie zasobów,
– opracowanie przez JST projektu dokumentu określającego zasady, formy, kryteria, tryby dystrybucji zasobów (w tym przyznawania lokalu (wzór wniosku) oraz korzystania z otrzymanego lokalu).
2. Faza druga – przebieg i zasady współpracy:
– rozpowszechniona informacja o organizacji pierwszego spotkania (czas miejsce, cel),
– ogłoszenie możliwie szeroko – dotarcie do środowiska NGO, JST, biznes, liderzy, media, mieszkańcy, itp.,
– opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących realizowanego przedsięwzięcia (wsparcia) – ulotka, plakat, broszura,
– współpraca w sektorze NGO np. aktywny udział w sieciach (np. uczestnictwo w spotkaniach, wspólne projekty),
– określone zasady współpracy finansowej,
– opracowanie i prowadzenie różnych form działań wynikających z relacji i specyfiki JST i NGO (lub innych partnerów),
– organizacja spotkań roboczych (zaproszenie do współpracy),
– powołanie zespołów tematycznych udzielających wsparcia w określonej dziedzinie (obszarze, temacie itp.),
– systematyczna, ciągła, otwarta wymiana doświadczeń, opinii, informacji – dialog oparty na przyjaznej atmosferze wzajemnego szacunku, zaufania i zrozumienia,
– odpowiednie zarządzanie,
– współdziałanie na różnych poziomach,
– wzajemna wymiana informacji,
– wzajemna inicjatywa w komunikowaniu się,
– utworzenie zakładki internetowej o NGO i ich działaniach na stronie www JST (i innych partnerów),
– spotkania JST-NGO podczas gminnych dożynek, festynów dni miasta itp.,
– zatrudnienie/wyznaczenie w JST posiadającego niezbędne kompetencje doradcy, pełnomocnika do spraw NGO,
– wyznaczanie konkretnej osoby do kontaktów JST-NGO (obustronnie),
– wyznaczenie/zatrudnienie animatora (osoby z odpowiednimi kwalifikacjami, predyspozycjami osobowościowymi), który dba o stałość i jakość kontaktów,
– wpisanie w kalendarz imprez targów aktywności społecznej/wioski tematyczne orgaznizowane przez NGO w ramach np. dni miasta, dożynek gminnych jako sposób informowania, promowania swoich działań,
– cykliczne organizowanie w JST „drzwi otwartych” dla NGO i mieszkańców,
– zapraszanie JST do uczestnictwa w działaniach NGO,
– deklaracja organizacji, że informuje z wyprzedzeniem o działaniach mogących być istotnymi z punktu widzenia samorządu,
– organizacja informuje samorząd (partnerów) o zmianach w dokumentach rejestrowych (aktualizacja danych w bazach samorządu).,
– wspólny kalendarz imprez
– regularne analizowanie własnych potrzeb i braków oraz uczestnictwo w formach kształcenia.