2.E Komunikacja zewnętrzna czyli public relations w organizacji

Co jest najlepszą reklamą organizacji? Nie produkuje ani nie sprzedaje niczego, nie ma majątku, nie promuje konkretnych osób (a przynajmniej nie powinna). To, co najlepiej ją określa, są działania jakie podejmuje i efekty, które one powodują.

Z tym większość organizacji nie ma problemu – te, które działają, robią to chętnie, wiedzą po co i dlaczego. Jednak w mediach informacje o organizacjach pojawiają się najczęściej w negatywnym kontekście, dopiero, kiedy znajdzie się jakaś pozarządowa „czarna owca”. Oczywiście, przewaga negatywnych informacji jest problemem współczesnych mediów, którego organizacje nie zmienią. Ale często brakuje pozytywnych przekazów (zwłaszcza w lokalnych mediach) dlatego, że organizacje nie umieją mówić o swojej działalności. Zazwyczaj jest ona niszowa, specyficzna, przeznaczona dla wąskiego grona odbiorców i zainteresowanie nią dziennikarzy wymaga przekazania jasnego, zrozumiałego komunikatu. Dziennikarz, który nie zrozumie, o co chodzi w tym, co robi organizacja, nie będzie w stanie przekazać tego dalej. Dlatego warto dbać o dobre relacje z przedstawicielami lokalnych mediów, utrzymywać z nimi regularne kontakty, tak, żeby mogli być „na bieżąco” z naszymi działaniami. Wymaga to jednak nieco pracy.

Trzeba informować o swoich działaniach w sposób czytelny i przejrzysty. A przede wszystkim jasny i zrozumiały dla osób, które nie siedzą w naszej „branży”. Komunikaty kierowane na zewnątrz należy dopasować do adresatów – inaczej będziemy opowiadać o naszej organizacji uczniom w szkole podstawowej, a inaczej na sesji rady miejskiej. Jednak pewne elementy prezentacji powinny być wspólne, dotyczy to zwłaszcza kwestii technicznych, pomagających identyfikować organizację. Dotyczy to zwłaszcza ustalonego logotypu, czy wyglądu korespondencji „służbowej”. Dalej, warto zwrócić uwagę na to, żeby mówić w ten sam sposób o celach, misji i powodach istnienia organizacji, niezależnie od tego, który z członków udziela informacji. Najlepiej do kontaktów z mediami wyznaczyć jedną osobę – wtedy komunikaty pojawiające się w nich na pewno będą spójne. Może ona przygotować krótkie „ściągawki” odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, a także, co może ważniejsze, spis słów, których nie chcemy używać, mówiąc o organizacji i naszych działaniach.

O zasadach public relations w organizacjach powiedziano i mówi się wiele – warto się w tej dziedzinie nieustannie doskonalić. Podsumowując, można stwierdzić, że aby sprawnie prowadzić działania promocyjne, organizacja powinna mieć:
– ustalony sposób komunikacji z otoczeniem (np. aktualizacja strony www. in. raz na miesiąc, maile do lokalnych mediów na tydzień przed każdym większym wydarzeniem, wysyłanie informacji na stronę miejscowości itp.),
– ustalone zasady identyfikacji wizualnej (własny logotyp, zamieszczany na wszystkich materiałach i pismach),
– aktualną „wizytówkę” w Internecie (własna strona internetowa, zgłoszenie w bazach organizacji pozarządowych takich jak ngo.pl oraz prowadzonych przez JST, oraz np. profil na portalu społecznościowym), który ma tę zaletę, że jest darmowy,
– wyznaczoną osobę lub osoby odpowiedzialne za kontakty z mediami;
– bazę kontaktów odbiorców informacji, w tym aktualizowaną listę kontaktów do dziennikarzy z lokalnych mediów, administratorów stron miasta, powiatu, ościennych gmin (w zależności od zasięgu działania).

Załączniki do pobrania

Plik Rozmiar pliku Pobrania
doc Porady z zakresu PR dla NGO 71 KB 379