2.D Gospodarowanie majątkiem czyli jak zarządzać tym, co się ma

Oprócz ludzi, którzy są absolutnie niezbędni, do sprawnego funkcjonowania potrzebne jest również biuro, wyposażenie, sprzęt komputerowy, czyli tzw. zasoby materialne – majątek organizacji. Oczywiście, nie każda organizacja ma własny lokal, nie od razu posiada na stanie komputer i drukarkę.

Organizacja nie musi mieć lokalu, aby prowadzić działalność. Jednak, zgodnie z przepisami prawa, musi mieć określoną siedzibę, zarejestrowaną w KRS, choćby to był tylko adres do korespondencji i przechowywania dokumentacji organizacji.
Jednak na podniesienie jakości działania fundacji czy stowarzyszenia pozytywnie wpływa fakt, że posiada ogólnodostępną siedzibę, tj. taką, w której mogą spotykać się członkowie organizacji, można bezpiecznie przechowywać dokumenty oraz przyjmować interesantów. W biurze ktoś musi regularnie dyżurować, co sprawia, że organizacja „żyje”, coś się dzieje. Dlatego spełnieniem tej części standardu jest informacja określająca miejsce i czas, w którym można odwiedzić organizację. Z punktu widzenia adresatów działań, potencjalnych sponsorów – jest to niezwykle ważne.
W jaki sposób organizacja ma zarządzać swoim majątkiem, choćby niewielkim? Przede wszystkim powinna przeanalizować swoje zasoby, określić co może ułatwić i usprawnić jej pracę. Zastanowić się również nad tym, ile czasu posiadane rzeczy będą jeszcze służyć (dotyczy to zwłaszcza sprzętu komputerowego).
Truizmem jest stwierdzenie, że o posiadane dobra należy się troszczyć. Niezależnie od tego, czy należą do organizacji (są nasze, czyli wspólne), czy zostały użyczone przez osoby prywatne do użytku na rzecz organizacji.
Tak naprawdę sprzęt czy wyposażenie kupowane za pieniądze z dotacji, czy to pochodzącej z samorządu, czy środków unijnych, zostało kupione za pieniądze publiczne. Patrząc z tego punktu widzenia, członkowie organizacji odpowiadają przed całym społeczeństwem za efektywne wykorzystanie powierzonych im środków, w tym za racjonalnie zakupy dóbr. Dlatego wydając dotacje należy brać pod uwagę kryteria ekonomiczne (żeby było tanio), ekologiczne (nie zapominajmy o tym!), a także społeczne (np. korzystając z ofert przedsiębiorstw społecznych lub lokalnych producentów).

Kwestia zakupów, zwłaszcza większych, budzi zazwyczaj wiele emocji. Dlatego warto po analizie posiadanych zasobów (co pokaże też, czego nam brakuje) zaplanować kolejność kupowania kolejnych zasobów. Nie warto działać spontanicznie. A żeby tej spontaniczności było jak najmniej, należy zawczasu spisać procedury, np. dotyczące wyboru dostawców. Warto zawrzeć je w regulaminach, zasadach, procedurach, dostępnych w formie papierowej lub elektronicznej oraz upublicznionych (np. na stronie internetowej organizacji, w BIP). Niezależnie od przyjętych zasad i rozwiązań, rozsądne, zgodne z przyjętymi zasadami zakupy, pomagają efektywnie wydawać środki i gromadzić majątek organizacji zgodny z jej potrzebami, dopasowany do możliwości.
Organizacja, która posiada majątek, musi prowadzić ewidencję wyposażenia oraz środków trwałych (co jest elementem polityki rachunkowości, więc mieści się w standardzie 1.A). Warto również wyznaczyć osobę odpowiedzialną za nadzór nad sprzętem w organizacji. Będzie ona dokonywała tego, co niezbędne: przeglądy, inwentaryzacje. Na bieżąco poinformuje o pojawiających się problemach.
Kolejnymi zasobami, jakie gromadzi organizacja są środki finansowe. Mogą one pochodzić m.in. z darowizn i zbiórek publicznych. Nie zapominajmy, że z darczyńcami również trzeba się rozliczyć, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przyjmując środki, stajemy się odpowiedzialni za ich efektywne wykorzystanie, zgodnie z przeznaczeniem.

Link do aktualnych wzorów umów – poradnik.ngo.pl