OBSZAR 1 – PLANOWANIE W ORGANIZACJI

Po co planować? Teoretycznie wszyscy wiemy, że lepiej działać z planem, niż bez. Zakupy lepiej robić z listą, niż biegać po sklepie z pustym koszykiem. Planowanie pozwala na określenie, co dokładnie organizacja chce zrobić, żeby zrealizować swoje cele, swoją misję. Żeby robić to, po co powstała. Podczas zastanawiania się, co będziemy robić, od razu widać, czego potrzebujemy, żeby te działania były możliwe. Czyli, planowanie pozwala na wskazanie, jakie zasoby są nam potrzebne, zarówno własne, jak i z zewnątrz. I to nie tylko w odniesieniu do konkretnej akcji, ale również samego funkcjonowania organizacji. Spróbujmy wyobrazić sobie, jak będzie nasza organizacja wyglądała, działała za trzy lata? Czego nam brakuje, co powinniśmy robić w kolejnych latach, żeby nasza wizja stała się prawdziwa?
Najlepiej nasze plany oprzeć nie tylko na naszych marzeniach, wizjach, pragnieniach, ale również na analizie problemów i potrzeb tych, na rzecz których działamy. Czego potrzebują nasi podopieczni, czego brakuje w naszym mieście, wsi, co moglibyśmy zrobić, żeby problemy, które dostrzegamy były mniejsze?

Planowanie buduje wiarygodność organizacji. Nie działa ona „od akcji do akcji”, ale wie, dlaczego, co i kiedy chce zrobić. Dobry plan pozwala skupić się na tym co najważniejsze i nie tracić energii na sprawy poboczne, mniej istotne. Zapewnia „spokój ducha” i minimalizuje
ryzyko niepowodzenia działań. Bo często równie ważne jak „co robimy?” jest pytanie: „jak to chcemy zrobić?”.

Przyjrzyjmy się typom planowania.

1. Strategiczne, czyli długoterminowe. Obejmuje okres minimum 3 lat. Pozwala spojrzeć szeroko na ogólną politykę działań organizacji, jej aktualną oraz proponowaną w przyszłości ofertę. Wyznacza kierunek rozwoju organizacji.
2. Taktyczne. Polega na określeniu kroków do zrealizowania wyznaczonego już wcześniej, strategicznego planu i wymienionych w nim długoterminowych celów. Najlepiej w ten sposób planować roczne działania.
3. Cykliczne. Ten typ planowania służy do tego, żeby określić, jakie wydarzenia pojawiają się regularnie, tak aby z wyprzedzeniem je przygotować – np. roczne raporty, rozliczenia, sprawozdania.
4. Planowanie projektu. Projekt jest tu rozumiany szeroko, jako działanie, które jest odrębną akcją, ma swój początek i koniec. Warto poświęcić kilka chwil na dookreślenie, co dokładnie ma się zadziać, kiedy i kto jest za zadania odpowiedzialny. Pozwala to na uniknięcie chaosu (choć i tak na pewno zdarzą się sytuacje nieprzewidziane, ale łatwiej będzie nad nimi zapanować).
5. Codziennie. Być może najtrudniejsze dla każdego z nas – takie zaplanowanie zadań do wykonania, żeby nie zostawić na koniec tych najważniejszych, a jednocześnie mieć nieco czasu na to, co pojawia się z znienacka i musi być wykonane czy rozwiązane natychmiast.

Standardem w obszarze planowania jest to, że organizacja:

  • ma misję znaną członkom, współpracownikom, a także otoczeniu zewnętrznemu,
  • ma strategię/plan działania znaną/znaną członkom, współpracownikom i partnerom
  • prowadzi cykliczną analizę potrzeb (problemów) wewnętrznych samej organizacji i zewnętrznych, na które odpowiada
  • prowadzi ewaluację/ocenę swoich działań
 2.A Misja
Każda organizacja powstała z jakiegoś powodu, dla jakiegoś celu. I właśnie misja organizacji określa powody jej istnienia i główne cele. Pełni funkcję swego rodzaju credo organizacji. Wyróżnia ją spośród innych. […]
 2.B Strategia
Żeby dobrze zaplanować, co chcemy zrobić, powinniśmy najpierw przeprowadzić analizę potrzeb i problemów, na jakie nasze działania mają odpowiadać. Jest to punkt wyjścia w procesie sensownego planowania. Tylko na podstawie […]