1.E Zarządzanie organizacją czyli kto, co, kiedy i jak?

Standard obejmuje tematykę związaną z zarządzaniem organizacją jako niezależnej, samoregulującej się struktury, równocześnie osadzonej w jasno określonym systemie prawnym.

Zarządzanie wydaje się być proste – wystarczy zlecić zadanie do wykonania i już. Na jednym ze spotkań projektowych padło stwierdzenie: „Fundamentem standardów jest prawo, na bazie prawa budujemy całość. Natomiast zarządzanie organizacją to sztuka.” I w ten sposób do zarządzania podejdźmy.
Opisaliśmy poniżej 4 główne obszary, które są odzwierciedleniem najważniejszych zadań zarządu organizacji jako organu kierującego bieżącą działalnością czyli posiadającego kluczową rolę w aktualnej kondycji, również finansowej.

1. Komunikacja wewnętrzna – bo zdrowe relacje są najważniejsze.
Jasna struktura komunikacji pozwala na prześledzenie ścieżki podejmowania najważniejszych decyzji. Nie musi być skomplikowana – najważniejsze, żeby odzwierciedlała wewnętrzne potrzeby organizacji oraz regulacje określające odpowiedzialność poszczególnych członków zespołu i organów decyzyjno-zarządczych (szczegóły w pkt.2), a także odzwierciedlała zapisy w statucie.
Standard może odnosić się do zasad komunikacji wewnątrz zespołu organizacji (np.: zespołu roboczego pracowników lub wolontariuszy), aby zagwarantować dostęp do niezbędnych informacji odpowiednim osobom. Aby działać zgodnie ze standardem powinniśmy zadbać o regularne spotkania zarządu i zespołu w ramach bieżących zadań / projektów, posiadać opisane / rozrysowane ścieżki podejmowania decyzji, posiadać wewnętrzne regulaminy komunikacji / pracy w zespole, itp.
Dobrze działająca komunikacja wewnętrzna staje się jednocześnie narzędziem do sprawnej realizacji większości działań podejmowanych zarówno wewnątrz (np.: zarządzanie finansami czy bieżący monitoring działań) jak i na zewnątrz (np.: sprawozdawczość czy PR).

2. Odpowiedzialność zarządcza – bo ryba zawsze psuje się od głowy.
Członkowie zarządu powinni mieć pełną świadomość odpowiedzialności wewnątrz organów zarządczych jak i całego zespołu. Muszą też, a może przede wszystkim, zwrócić uwagę na ewentualne konsekwencje wynikające z przepisów prawa.
Jeżeli organizacja posiada wewnętrzne organy nadzoru ich członkowie również powinni być zobligowani do posiadania pełnej wiedzy w zakresie odpowiedzialności wynikającej z ich funkcji.
Ważne jest również to, aby świadomość odpowiedzialności miały również wszystkie inne osoby których to dotyczy (np. księgowa nie będąca w zarządzie, pracownicy, zleceniobiorcy, wolontariusze). Nie jest to jednak przedmiotem weryfikacji na poziomie podstawowym standardu.
Znajomość w/w kwestii wymaga od zarządu znajomości obowiązujących przepisów prawa.

3. Planowanie oraz zarządzanie finansami – jak zaplanować, żeby na wszystko wystarczyło
Zarząd jest najważniejszy, ale nie musi wszystkiego robić sam. Powinien mieć świadomość funkcji jaką w organizacji pełni księgowa oraz menagerowie czy koordynatorzy zadań wymagających gospodarowania finansami. Trzeba uwzględnić ich wiedzę w planowaniu finansowym. Pełny udział zarządu w procesie planowania oraz zarządzania finansami to przede wszystkim wiedza, którą trzeba systematycznie aktualizować. Pamiętajmy, że przepisy się zmieniają!
Jest to też niezbędne, aby odpowiednio formułować oczekiwania wobec osób zaangażowanych w kwestie finansowe jak i również wobec samego systemu zarządzania finansami w organizacji.
Zwróćmy jednak uwagę na to, żeby księgowa/wy znała zakres merytoryczny działań organizacji, zarówno bieżących oraz w mniejszym stopniu, planowanych. Dzięki współpracy każdy zna “swoje miejsce” w systemie zarządzania finansami i rozumie w nim swoją rolę. Realizacja założeń standardu może, poza posiadaniem polityki rachunkowości w pełni dostosowanej do potrzeb i profilu działalności organizacji, zakładać np.: postawione cele finansowe w ujęciu krótko i długoterminowym, spotkania planistyczne pod konkretne źródła finansowania, itp.

4. Monitoring i ewaluacja polityki finansowej organizacji – aby umiejętnie kontrolować i wyciągać wnioski.
Żeby nasza organizacja funkcjonowała prawidłowo i rozwijała się, zarząd powinien bieżąco nadzorować działania i finanse. Ważne jest również to, żeby zarząd rozliczał się z własnych
obowiązków ewaluacyjnych względem zespołu organizacji oraz jej członków. Częstotliwość i sposób przedstawienia tych informacji powinny uwzględniać kulturę wewnętrzną organizacji oraz założenia planów finansowych. Realizacja założeń standardu może zakładać np.: posiadanie terminarza wewnętrznych spotkań ewaluacyjnych, wdrażanie systemu zewnętrznych audytów finansowych itp.