1.C Obieg dokumentów i archiwizacja czyli jak mieć porządek w papierach!

Uporządkowana dokumentacja w organizacji pozwala na sprawny dostęp do właściwych informacji w krótkim czasie. Fajnie brzmi, tylko jak to zrobić w praktyce? Ile razy zdarzyło nam się szukać pisma, które było bardzo ważne, albo faktury, której termin płatności już upłynął i trzeba było szybko dokonać przelewu?

Aby do takich sytuacji nie dopuszczać organizacja powinna mieć spisane zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji, odpowiadające podejmowanym działaniom. Szczególnie, że część dokumentów wymagana jest przepisami prawa (patrz standardy 1.A i 1.B).

Oprócz dokumentów wewnętrznych (wytworzonych przez organizację i pozostających w organizacji), wyróżnić trzeba jeszcze korespondencję wychodzącą i przychodzącą. Dlatego powinniśmy prowadzić rejestr korespondencji. Umożliwia on sprawną identyfikację dokumentów (m.in. datę wpływu czy nadawcę). Przy kierowaniu korespondencji na zewnątrz należy pamiętać o opatrzeniu dokumentów odpowiednimi informacjami (nazwą, adresem, telefonem, adresem e-mail, faksem czy numerem NIP). W tym celu można przygotować szablon stosowany przy pismach wychodzących.
Obieg przychodzącej korespondencji powinien być sprawny. Pisma przychodzące powinny szybko trafiać do osoby zajmującej się daną sprawą. Przekroczenie terminów odpowiedzi może mieć negatywne skutki dla organizacji. Często się bowiem zdarza, że mamy kilka dni na odpowiedź, np. 10 dni roboczych na przygotowanie i przesłanie dokumentów do umowy o dotację. I ważne jest, żeby tych terminów dopilnować.
Szczególne miejsce wśród dokumentów w organizacji zajmują dokumenty księgowe. Niedopełnienie związanych z nimi obowiązków np. nieodprowadzenie na czas składek ZUS czy podatków, może skutkować nałożeniem na organizację kar finansowych. Dlatego też organizacja powinna posiadać spisaną i stosowaną ścieżkę obiegu dokumentów księgowych. Powinna ona powstać we współpracy z osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie finansów i zarządzanie nimi w organizacji. Stosowanie przyjętego obiegu zapewnia regularne księgowanie i bieżącą aktualizację zapisów księgowych. Co w efekcie oznacza rzetelną wiedzę o stanie wydatkowania środków finansowych w organizacji. Wśród załączników znajdziecie „model obiegu dokumentu finansowego” zwany też „lotem faktury”.

Teraz przechowywanie. Kiedy dorobiliśmy się już dużej ilości segregatorów, musimy zadbać o ich przechowywanie. I pamiętajmy, że archiwizacja podlega kilku zasadom. Dokumenty
muszą być przechowywane:
– w warunkach minimalizujących zagrożenie uszkodzenia, zniszczenia lub kradzieży
– z zachowaniem bezpieczeństwa danych
– z zachowaniem ich integralności
Czas przechowywania dokumentacji regulowany jest przez przepisy prawa lub grantodawcę – każda instytucja organizująca konkurs ustala swoje zasady związane z czasem przechowywania dokumentacji projektowej! Zaglądamy do wytycznych i umów!
W ramach standardu 1.C organizacja:
– prowadzi rejestr pism wychodzących i przychodzących
– posiada ustalone zasady zarządzania korespondencją
– posiada ustalone uprawnienia dostępu do dokumentacji

Załączniki do pobrania

Plik Rozmiar pliku Pobrania
doc model_obiegu_dokumentu_finansowego 95 KB 223