1.B Dokumenty z działalności bieżącej czyli jakie dokumenty musimy stworzyć

W tej części opisujemy jakie dokumenty organizacja powinna mieć i o aktualność jakich dokumentów w szczególności powinna dbać. Myślimy tu o dokumentach wewnętrznych / operacyjnych, które wynikają z osobnych przepisów prawnych, np. ustawa o ochronie danych osobowych, ustawa o „praniu brudnych pieniędzy…”, ustawa o bazach danych.

Żeby dobrze i sprawnie funkcjonować warto zastanowić się nad stworzeniem regulaminu wewnętrznego. W tym momencie większość z nas zada sobie pytanie: Po co mamy tworzyć dodatkowe dokumenty, przecież i tak mamy ich bardzo dużo? Po co siedzieć, myśleć i spisywać, skoro i tak wiemy, co chcemy robić, a wszystko mamy zapisane na naszych „twardych dyskach”. Warto przygotować wewnętrzny regulamin, który zepnie wszystko w całość. Warto mieć przygotowane wzory, które potem pomogą sprawniej funkcjonować, i nie wyważać otwartych drzwi. Ile razy zdarzało się, że kilka osób w organizacji zupełnie osobno przygotowywało np. formularz rekrutacyjny do projektu, marnując tym samym cenny czas.

Regulamin wewnętrzny (oczywiście możemy ten dokument nazwać zupełnie inaczej – wszystko zależy od naszej fantazji) obejmuje podstawowe kwestie bieżącej działalności organizacji. Może też zakładać dodatkowe instrukcje, np. kancelaryjną, kasową lub inwentaryzacyjną, oraz regulaminy tworzone w zależności od potrzeb i rozwoju organizacji, nie są one jednak przedmiotem weryfikacji na poziomie podstawowym standardu. Należy jednak pamiętać o tym, iż mogą one mieć znaczący wpływ na jakość funkcjonowania organizacji.

Kwestie dotyczące sposobu przechowywania tych dokumentów opisane są w standardzie 1.C.

Sprawdźmy jakie dokumenty powinniśmy mieć w swojej organizacji, aby działać zgodnie z prawem.
Czy nasza organizacja posiada:
– podstawowy regulamin wewnętrzny, dotyczący m.in. struktury organizacyjnej, kontroli wewnętrznej, bezpieczeństwa danych*
– zbiory danych osobowych zgłoszonych u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych i przestrzega przepisy w tym zakresie*
– administratora danych osobowych (ABI)*
– osobę wyznaczoną do przestrzegania przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz uchwaloną wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dotyczy wszystkich fundacji, a także stowarzyszeń przyjmujących wpłaty powyżej 15000 euro w gotówce)*
– umowy użyczenia sprzętu / pomieszczeń / pojazdów itp.*

– umowy z pracownikami oraz wolontariuszami*
– faktury zakupu sprzętu i oprogramowania (+ licencje) oraz inne umowy cywilnoprawne*,
– wszelkie inne dokumenty związane z prowadzoną działalnością (wynikające z odrębnych przepisów, np. pozwolenia na prowadzenie zbiórek publicznych, loterie fantowe, potwierdzenie wpisu do rejestru instytucji szkoleniowych, itp.).

* odpowiednie ustawy i przepisy znajdują się przy spisie treści