1.A Najważniejsze dokumenty organizacji czyli nasze pozarządowe jestestwo

Standard jest wynikiem obowiązujących przepisów, więc wydawać się może, że to nic trudnego. Bo przecież kiedy powstajemy, te dokumenty są tworzone. I każdy, kto chce założyć organizację pozarządową musi przez ten proces przejść. Co więcej dokumenty muszą być przygotowane dobrze, aby spełnić szereg obowiązków rejestracyjnych.

I to wszystko, co stworzymy na początku naszej drogi, to najważniejsze dokumenty organizacji – najlepiej, żeby były zebrane w jednym miejscu. Czyli stwórzmy sobie segregator założycielski. Czy to jednak oznacza, że spełniamy standard 1.A? Nic bardziej mylnego. Musimy pamiętać o tym, że nasze dokumenty muszą być na bieżąco aktualizowane, np. KRS, który wymaga aktualizacji jeżeli aplikujemy o środki zewnętrzne. Minimalny zakres dokumentacji określają przepisy, nasz standard określa również proponowaną formę dokumentowania i zarządzania dokumentacją.

Jest wskazówką jakie dokumenty organizacja musi mieć i o aktualność których w szczególności powinna dbać. Nie opisujemy tutaj innych dokumentów, które związane są z bieżącą działalnością, bo nimi zajmujemy się w kolejnych standardach.

Żeby dobrze i sprawnie funkcjonować musimy przygotować segregator, który zawiera:

– aktualny statut / regulamin*

  • – dokumenty założycielskie (akt fundacyjny lub protokół z zebrania założycielskiego, wpis do KRS / wpis w Starostwie*)
  • – dokumenty rejestracyjne (NIP, REGON)
  • – umowę na prowadzenie rachunku bankowego
  • – politykę rachunkowości
  • – uchwały władz
  • – umowę najmu / użyczenia / akt własności siedziby organizacji

* dotyczy Stowarzyszeń Zwykłych

Pamiętajmy, że nasza dokumentacja powinna być/mieć:

  • – aktualna (aktualizacje zgłaszamy zgodnie z obowiązującymi przepisami)
  • – dostosowana do aktualnych potrzeb i działań organizacji
  • – przechowywana w ustalonym miejscu (więcej w standardzie 1.C)
  • – dostępna dla wszystkich członków organizacji
  • – upubliczniona w określonym zakresie (więcej w standardzie 2.E)
  • – ustalony obieg – w tym odpowiedzialność za tworzenie, zatwierdzanie i przechowywanie dokumentacji (więcej w standardzie 1.C)

Załączniki do pobrania

Plik Rozmiar pliku Pobrania
rtf ngo.pl_wzor_umowy_uzycenia_lokalu_mieszkalnego 282 KB 261
doc polityka_rachunkowosci 42 KB 307
doc wzor_umowy_najmu_lokalu 14 KB 182